WERKZEUGE FÜR GROSSARTIGE MEETINGS

„Was wäre, wenn Meetings großartig wären?“ – diese schöne Frage stellt Florian Rustler als aller erstes in seinem Buch „Werkzeuge für großartige Meetings“. Und liefert dann auch gleich viele Impulse und Werkzeuge für konstruktive und ko-kreative Meetings.

Ich war bei seiner Session auf der Transformation Journey das Handelsblatt Management Campus dabei und habe meine Essenz natürlich als Sketchnote visualisiert.

Und obwohl ich schon eine alte „Meeting-Häsin“ bin – sowohl als Moderatorin als auch als Teilnehmerin – habe ich nochmal viele frische Ideen erhalten, die ich in diesem Blog mit Euch teile.

MEETINGS ALS SPIEGEL DER KULTUR

„Meetings sind wie ein Usability Test der Kultur und wirken kulturbildend“ sagt Florian Rustler, denn wir verändern Kulturen „Meeting für Meeting“. Dabei sind Besprechungen gleichzeitig auch ein lebendiger Spiegel dafür, wie die Intelligenz in einer Organisation genutzt und entwickelt wird – oder eben auch nicht.

Es gibt viele Faktoren, die darüber entscheiden, ob ein Meeting als „großartig“ oder „gräßlich“ empfunden wird. Das Wichtigste ist, jedes Meeting vom Zweck her zu denken und dafür die passenden Besprechungspraktiken nutzen. Dabei gibt es ein paar grundsätzliche Checkpunkte:

1 – Wie wir zusammen – arbeiten – wollen

Die zentrale Voraussetzung für jede Besprechung lautet: „Die an der Besprechung beteiligten Personen wollen grundsätzlich zusammenarbeiten.“ Hand auf’s Herz – wir allen waren sicher schon an Meetings beteiligt, bei denen dies nicht der Fall war. Jedoch, wenn diese Voraussetzung nicht gegeben ist, wird es sehr schwer werden eine großartige Besprechung zu realisieren.

2 – Wer und wie viele dabei sind

Das „Rasenmäher Paradox“ ist ein verbreitets Phänomen vieler Besprechungen. Doch was verbirgt sich dahinter? Wenn 1 Mensch mit seinem Rasenmäher eine gewisse Zeit benötigt, um eine gegebene Rasenfläche zu mähen, kann dies durch weitere Menschen mit Rasenmähern deutlich beschleunigt werden. Leider gilt die gleiche Regel nicht für Besprechungen. Je mehr Menschen dabei sind, umso länger dauern Meetings häufig. Daher sollte auch hinterfragt werden, wie viele Menschen bei einem Meeting dabei sein sollten, damit es produktiv bleibt oder wird.

3 – Wie Meinungen und Mehrheiten entstehen

In vielen Meetings gibt es den sogenannten „HIPPO-Effekt“. Dabei steht das Akronym HIPPO für „highest paid person’s opinion“. Das heißt die ranghöchste oder höchstbezahlte Person gibt den Ton an und alle anderen richten ihren Beitrag an der Meinung des HIPPO aus. Dieser Effekt reduziert die Chance, dass Vielfalt, Ideen und frische Gedanken beigesteuert werden, dramatisch. Für großartige Besprechungen ist das ein No Go.

4 – Wie ich mich persönlich einbringe

Ganz zentral ist auch meine persönliche Haltung für eine gelungene Teilnahme. Die Frage „Ist mein Verhalten in diesem Moment der größtmögliche Beitrag für die Effektivität unserer Zusammenarbeit?“ dürfen wir uns alle immer wieder stellen. Dabei kann „größtmöglicher Beitrag“ sehr viel bedeuten: Fragen, Schweigen, Einwenden, Zuhören, … oder manchmal vielleicht auch nicht dabei sein.

Sich vor jedem Meeting Gedanken zu diesen grundsätzlichen Fragen zu machen und ehrlich zu beantworten, steigert auf alle Fälle die Chancen für gelungene Besprechungen.

UM WAS GEHT ES IM MEETING? 4 VERSCHIEDENE TYPEN

Des Weiteren ist oft nicht sauber definiert, um welchen „Meetingtyp“ es eigentlich geht und was mit dem Meeting erreicht werden soll. Auch hier liefert Florian Rustler eine wertvolles Meeting-Framework und beschreibt 4 Meetingtypen:

Typ 1 – Taktische Meetings – Informationen austauschen und einholen
Diese Meetings sind schnell und fokussiert und visualisiert

Typ 2 – Kollaborative Meetings – Lösungen erarbeiten und Entscheidungen treffen
Diese Meetings sind bedächtig und konzentriert

Typ 3 – Zwischenmenschliche Meetings – Gruppendynamik pflegen und verbessern
Diese Meetings sind langsam und reflektiert

Typ 4 – Lern & Verbesserungsmeetings – Lernen und Denken verbessern
Diese Meetings sind offen und reflektiert

Welche Werkzeuge dann für welches Meeting passend sind zeigen die Tabelle und die tollen Spickzettel von Florian Rustler:

MACHEN SIE IHRE BESPRECHUNGEN GROSSARTIG

Im Organisationsalltag bleibt der Zweck eines Meetings oft schwammig, daher sollten Sie sich VOR einem Meeting immer wieder folgende Fragen stellen:

  1. Was möchten wir mit dieser Besprechung erreichen?
  2. Was soll am Ende der Besprechung rauskommen?

Damit ist schon der erste wichtige Schritt für großartige Besprechungen gemacht 😊. Wenn Sie jetzt Ihre nächste Besprechung mit Kreativität und Freude angehen wollen, kann ich Ihnen das Buch von Florian Rustler nur empfehlen.

Und vielleicht inspiriert Sie dabei auch einfach dieses leicht abgewandelte Zitat von Klaus Klages: „Das Leben ist zu kurz für lang(weilige) Meetings“